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Des phrases claires et simples

En écrivant avec clarté et simplicité, vous vous assurez que le message est transmis. L'un de vos principaux instruments est la structure des phrases. Vos phrases doivent être faciles à lire.

Voici quelques directives :
  • Faites des phrases d'une longueur raisonnable;
  • Employez la voie active et la forme affirmative;
  • Rapprochez le verbe de son sujet et de son complément d'objet;
  • Relisez-vous pour éviter les ambiguïtés;
  • Reliez vos idées.
Les bons écrivains formulent une idée d'une phrase à l'autre. Écrire une phrase qui possède une structure simple et logique est la façon la plus facile de traiter l'information. Les phrase qui s'éloignent de cette structure simple risquent de causer des problèmes de compréhension.

Utilisez la voix active

Les phrases à la forme active sont plus faciles à comprendre, car c'est le sujet qui accomplit l'action au lieu de la subir.
Au lieu d'écrire :
Vous êtes prié de joindre à votre demande les pièces suivantes...

Vous pourriez écrire :
Nous vous prions de joindre à votre demande...

Au lieu d'écrire :
Votre dossier sera étudié par le Comité dans trois semaines

Vous pourriez écrire :
Le Comité étudiera votre dossier...

Simplicité et logique vont de pair

D'après certaines études, nous avons de la difficulté à comprendre du premier coup les phrases qui comptent plus de 25 mots. Il semble qu'une phrase devrait avoir en moyenne 15 mots. Bien entendu, il ne s'agit pas d'une règle impérative. En variant la longueur de vos phrases, vous évitez la monotonie, vous rendez le texte plus harmonieux.
Au lieu d'écrire :
Puisque le stationnement entre 23 h et 7 h est interdit, si votre véhicule est garé dans le parc K et si vous désirez utiliser les transports en commun pour rentrer chez vous en cas de mauvais temps, il vous est possible d'utiliser le garage du souterrain I, moyennant des frais de 3,50 $ pour la nuit, à condition que votre véhicule en soit sorti avant 9 h le lendemain matin.

Vous pourriez écrire :
Le stationnement est interdit entre 23 h et 7 h dans le parc K. Même si vous avez un permis de stationnement pour ce parc, vous ne pouvez y laisser votre véhicule pendant la nuit. Si vous ne voulez pas prendre votre véhicule pour rentrer chez vous, vous pouvez le déplacer et le mettre dans le garage souterrain. Entre 16 h 30 du soir et 9 h du matin, les frais de stationnement s'élèvent à 3,50 $ pour la nuit.

Reliez vos idées

Il est beaucoup plus facile de suivre un raisonnement lorsque les idées sont reliées entre elles par des mots de liaison (conjonctions). Si vous ne pouvez faire autrement qu'incorporer deux idées dans la même phrase, assurez-vous que le lien entre les deux est parfaitement clair. Sinon, vous risquez de déconcerter vos destinataires.
Au lieu d'écrire :
Nous vous prions de retourner le formulaire dûment rempli. Notre personnel étudiera votre dossier dans les plus brefs délais.

Vous pourriez écrire :
Nous vous prions de retourner le formulaire dûment rempli afin que notre personnel puisse étudier votre dossier dans les plus brefs délais.

Éliminez les ambiguïtés

En écrivant, nous connaissons parfaitement le sujet et nous ne nous rendons pas toujours compte que notre choix de pronom ou notre enchaînement de propositions pourrait créer une ambiguïté dans l'esprit des destinataires.
Au lieu d'écrire :
Un automobiliste heurte un piéton qui est tué sur le coup et prend la fuite.

Écrivez plutôt :
Un automobiliste prend la fuite après avoir heurté un piéton qui a été tué sur le coup.

Préférez la forme affirmative

Les phrases négatives produisent une impression... négative, voire hostile ou condescendante. Elles ne donnent pas envie de continuer à lire. En outre, elles sèment inutilement la confusion dans l'esprit des lecteurs et peuvent provoquer des malentendus.
Au lieu d'écrire :
Si vous échouez à l'examen, vous n'obtiendrez pas votre bourse de stage.

Vous pourriez écrire :
Vous devez réussir à l'examen pour obtenir votre bourse de stage.

Toutefois, il est parfois utile d'employer une tournure négative pour mettre l'accent sur un danger, pour avertir le public, ou pour le rassurer.

Évitez les doubles négations

Même si une double négation vaut une affirmation, il est inutile de compliquer la tâche des lecteurs.
Au lieu d'écrire :
La méthode suivie ne sera certainement pas inefficace.
Il ne serait pas inutile de rappeler que...
Madame X n'était pas présente lors de la remise des prix.

Écrivez plutôt :
La méthode suivie sera certainement efficace.
Il serait utile de rappeler que...
Madame X était absente lors de la remise des prix.

Évitez les préambules inutiles

Les préambules inutiles peuvent affaiblir ou dissimuler le point qu'ils introduisent.

Voici une liste de préambules inutiles :

  • Il est important d'ajouter que...
  • On pourra se rappeler que...
  • À cet égard, il est significatif que...
  • Il est intéressant de noter que...
Q:Les textes composés exclusivement de courtes phrases ne sont-ils pas ennuyeux à lire?

A:Ils le sont. Il s'agit d'utiliser des phrases plus courtes et plus simples plus souvent que des phrases longues et complexes. Évidemment vous devrez ajuster la longueur de vos phrases pour que le texte coule plus facilement.