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Usage de mots appropries

Les mots sont des symboles qui représentent ce que nous percevons avec nos sens. Ils communiquent ce que nous pensons, ce que nous ressentons et ce que nous faisons. Plus une idée ou une pensée est complexe, plus il est difficile de l'exprimer précisément avec des mots.

La démarche que nous suivons met l'accent sur l'emploi de mots clairs, simples, quotidiens pour décrire des objets, des actions ou des gens. Par conséquent cela signifie qu'il est préférable d'utiliser des mots courts, familiers, voire anciens, plutôt que des mots et des expressions «dans le vent», souvent incorrects d'ailleurs. Il est parfois possible de remplacer plusieurs mots ou une périphrase par un seul mot.

En français, des mots relativement longs sont néanmoins parfois très clairs, et nous les employons dans la vie de tous les jours : «particulièrement», «monopoliser», «admissibilité», etc. Toutefois, souvenez-vous que si votre document s'adresse également à des personnes dont les capacités de lecture sont faibles, il est préférable d'utiliser des mots courts, même si cela vous oblige à en utiliser plusieurs.

Utilisez des mots simples

Faites un effort pour être simple et compréhensible.

Écrivez comme si vous vous adressiez à quelqu'un, comme si vous tentiez de lui expliquer quelque chose. Imaginez qu'on vous demande : «Mais qu'est-ce que ça veut dire?» et répondez le plus clairement possible à cette question.

Voici quelques exemples d'expressions et de mots complexes que vous pourriez remplacer par des mots simples:

Au lieu deUtilisez
un nombre suffisant deassez de
un nombre excessif detrop de
préalablement àavant
postérieurement àaprès
relativement àquant à
subséquemmentaprès
compte tenu deà cause de
à la lumière deen raison de, à cause de
considéranten raison du, à cause du
nonobstant le fait quebien que, quoique
en dépit du fait quebien que, quoique
dans le but depour, afin de
aux fins depour, afin de
dans la mesure oùsi
échéanciercalendrier
conformément àselon

Évitez les mots inutiles

Voici quelques exemples de groupes de mots qui peuvent être remplacés par un seul mot :
Au lieu deUtilisez
plus souvent qu'autrementle plus souvent
tous et chacuntous
une visite d'une durée de deux heuresune visite de deux heures
les données contenues dans une listeles données d'une liste
les besoins en ce qui a trait à la rechercheles besoins de la recherche
tous se posent la question de savoir sitous se demandent si
une période de tempsune période

Ne succombez pas à la «jargonite»

Vous risquez de ne pas être compris de votre lecteur si vous utilisez des termes de jargon. Prenez garde également aux expressions en vogue qui finissent très vite par dater. Évitez donc des expressions du genre : «relations interpersonnelles», «rationalisation des ressources», «dysfonctionnement».

Au lieu d'écrire :
Les candidats doivent faire preuve d'aptitudes en relations interpersonnelles au sein de la section

Vous pourriez dire :
Les candidats doivent pouvoir s'entendre avec les autres personnes de la section.

Évitez ou expliquez les mots techniques

Dans la mesure du possible, évitez les mots que vos lecteurs ne connaissent pas. Si vous devez absolument utiliser des termes techniques, définissez-les ou expliquez-les dans le corps du texte, ou encore définissez-les en dehors du texte, dans un encadré bien visible placé sur la même page. Les glossaires (liste et explication de termes) placés à la fin d'un document sont difficiles à utiliser.
Au lieu d'écrire :
L'espionnage économique peut être défini comme l'acquisition illégale ou clandestine d'informations économiques ou de technologies canadiennes critiques par des gouvernements étrangers ou leurs délégués.

Vous pourriez écrire :
L'espionnage économique signifie l'obtention illégale par des gouvernement étrangers ou leurs agents de secrets économiques et technologiques canadiens.

Préférez le verbe au nom

Les verbes donnent une tournure plus concrète à la phrase et ils la rendent beaucoup plus claire. Quand vous écrivez un nom dérivé d'un verbe, essayez de refaire votre phrase en utilisant le verbe.
Au lieu d'écrire :
La mise en oeuvre de ce programme a nécessité une réévaluation de la politique ministérielle.

Vous pourriez écrire :
Lorsque le ministère a mis en oeuvre ce programme, il a dû réévaluer sa politique.

Au lieu d'écrire :
Nous vous offrons une introduction à l'interrogation de notre catalogue informatisé.

Vous pourriez écrire :
Nous vous expliquerons comment interroger notre catalogue informatisé.

Répétez les mots clés

Si une idée vous paraît essentielle, reprenez-la à plusieurs reprises pour bien l'ancrer dans l'esprit des personnes qui vous liront. Si vous expliquez, par exemple, comment procéder pour être admissible à un programme, faites une liste-résumé des documents nécessaires.

Méfiez-vous des abréviations

Les sigles sont formés de la première lettre des mots qu'ils représentent. N'oubliez pas que les personnes qui vous liront ne les connaîtront pas forcément. La première fois que le nom se présente, écrivez-le intégralement et ajoutez le sigle entre parenthèses; la deuxième fois vous pouvez utiliser le sigle.
Il est évident que certaines abréviations telles que C.-B., É.-U. ou G.R.C. n'ont pas besoin d'explications
Mais, dans le doute, donnez une définition.
Q:Comment puis-je incorporer des termes techniques dans le style clair et simple?

R:Les termes techniques doivent être expliqués dans le texte soit par une définition soit par un exemple, s'il y a la moindre chance que le lecteur puisse ne pas les comprendre.