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Comment organiser vos idees

Si vous réfléchissez clairement et méthodiquement vous produirez un texte clair et logique. Certains problèmes de communication peuvent être résolus en changeant le vocabulaire ou la structure de la phrase, d'autres par la façon d'organiser les mots et les idées. L'organisation de vos idées dans le document est un aspect essentiel qui permet de transmettre clairement votre message.

Que cherche à savoir votre lecteur? Quel est votre message ou thème principal? Décidez quelles sont les informations que vous devez inclure et celles qui n'ont pas besoin de l'être. Puis séparez les informations essentielles des informations secondaires.

Puis faites un plan, votre document sera facile et agréable à lire si sa structure est logique et évidente. Par exemple, si vous voulez expliquer une marche à suivre, empruntez l'ordre chronologique des étapes.

Si vous procédez à une mise à jour, commencez par un bref rappel de la situation afin que les personnes à qui vous vous adressez puissent entrer dans le vif du sujet sans éprouver de difficultés de compréhension.

Si vous décrivez une stratégie, une politique ou une situation entièrement nouvelle, commencez par quelques informations générales avant de passer aux détails.

Assurez-vous de donner des titres et sous-titres clairs et d'inclure une bonne table des matières. Dans les documents plus courts, expliquez comment vous avez organisé les informations dans une «introduction» plutôt que de vous servir d'une table des matières.

Voici quelques façons d'organiser l'information :

  • de générale à spécifique
  • de spécifique à générale
  • de positive à négative
  • étape par étape
  • de la plus importante à la moins importante

Essayez ceci :

Vous arrivez d'une réunion de personnel à laquelle les employés ont eu des discussions intenses au sujet de certains problèmes dans la gestion du bureau. On vous a demandé de préparer immédiatement une note de service à l'intention de votre superviseure, pour l'aviser des problèmes et lui demander de venir à une réunion avec le groupe. Vous aviez des suggestions sur la façon de résoudre le problème mais les autres employés présents à la réunion n'étaient pas d'accord avec vous. Vous vous inquiétez que votre superviseure pensera que les membres du groupe se ligueront contre elle et qu'elle sera en colère en venant à la réunion. Vous avez promis de faire circuler la note à tous ceux qui ont assisté à la réunion.
Comment allez-vous organiser l'information dans la note de service? Qui est votre «lecteur» - votre superviseure ou vos collègues?

Comment votre lecteur va-t-il comprendre l'organisation et la raison de votre note de service?

Q:Mes documents semblent toujours avoir plus d'un objectif : informer, influencer, demander à quelqu'un de faire quelque chose ou enregistrer des informations. Ce sont toutes des fonctions importantes. Comment puis-je déterminer laquelle est la plus importante?

R:Pensez à l'usage de votre document par la majorité de vos destinataires. Cela déterminera votre objectif primordial. Si votre document est destiné à plusieurs groupes de destinataires, et chaque groupe est suffisamment important, pensez à rédiger plus d'un document.