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Votre lecteur et votre objectif

Pour être sûr d'être compris vous devez garder constamment à l'esprit les personnes auxquelles s'adresse votre document. Si vous pensez aux destinataires, vous ferez spontanément des efforts pour demeurer clair. Et avant d'écrire vous aurez:

  • cerné les informations que vous souhaitez transmettre;
  • déterminé qui sont vos lecteurs et, le cas échéant, leurs besoins;
  • choisi la manière la plus claire de transmettre les informations.
Il est essentiel que le rédacteur tienne compte avant tout de qui est son public cible. Tout - depuis le ton adopté jusqu'au choix de vocabulaire, depuis le style du document jusqu'à son évaluation et sa révision - découle du principe que le texte est rédigé pour être lu et compris.

Mettre les besoins des lecteurs au premier plan peut exiger un certain effort si vous avez l'habitude d'écrire spontanément de votre propre perspective. Posez-vous quelques questions qui vous aideront à écrire de façon concise et à transmettre votre message efficacement.

À qui vous adressez-vous?

Votre document pourrait être destiné à un seul lecteur, comme par exemple votre superviseur, ou à de nombreux lecteurs. Il pourrait s'agir d'employés ayant des fonctions différentes mais travaillant dans le même service, ou du public en général.

Votre public pourrait être composé de lecteurs de tous les âges, ou bien d'un groupe d'âge particulier. Une brochure préparée pour des adolescents vise un public de 13 à 19 ans.

Votre document pourrait servir de lecture à une personne qui attend en faisant la queue, ou encore à une personne qui n'est pas contente avec vous. Votre lecteur pourrait être très pressé ou peut-être bouleversé.

Écrivez-vous seulement pour des professionnels? Votre document s'adresse-t-il à des employés canadiens, à des personnes âgées ou aux membres d'un groupe culturel précis? Le français ou l'anglais est-il une langue seconde pour eux? Leurs capacités de lecture sont-elles dans l'ensemble faibles ou excellentes.

Observez les traits communs parmi vos lecteurs. Décidez quel est le public cible le plus important pour votre document. Efforcez-vous de vous informer pour en savoir davantage au sujet de vos lecteurs.

L'avantage que représentent ces efforts avant d'entreprendre la rédaction du document, c'est qu'ils vous permettent de mieux comprendre comment distribuer votre document.

Rappelez-vous aussi que vos lecteurs sont probablement moins bien familiarisés que vous avec le sujet que vous traitez. Ne l'oubliez pas en écrivant. Cela vous aidera à déterminer ce que les lecteurs ont besoin de savoir plutôt que ce que vous avez envie d'écrire.

Quel genre de document rédigez-vous et pourquoi?

Le type de document que vous allez produire influencera votre façon de l'écrire et de le structurer.

En effet, si vous rédigez un manuel ou un guide, il sera peut-être nécessaire d'y inclure un petit glossaire de termes spécialisés ou d'ajouter une introduction qui fournira aux lecteurs des informations essentielles à la compréhension du document.

Si vous souhaitez diffuser de nouvelles informations sur un sujet qui a déjà été étudié, il serait judicieux d'inclure une brève mise à jour à votre rapport. Si vous souhaitez traiter un sujet entièrement nouveau, fournissez un contexte aux personnes qui vous liront.

Il est donc important qu'avant même de commencer à rédiger, vous déterminiez quel type de texte vous voulez écrire et la raison pour laquelle vous l'écrivez.

Voici des exemples de raisons de rédiger un document :

  • pour rendre compte
  • pour demander
  • pour informer
  • pour influencer
  • pour expliquer

Quelles sont les informations que vous souhaitez transmettre?

Pour déterminer quelles sont les informations les plus importantes à transmettre, mettez-vous à la place des destinataires et demandez-vous ce qu'ils chercheront en tout premier lieu dans votre texte. N'en dites pas plus que nécessaire. Après avoir dressé la liste des informations essentielles, pensez aux informations moins importantes que vous souhaitez inclure dans votre texte.

Comment les lecteurs utiliseront-ils ces informations?

L'usage qui sera fait de votre document vous aidera à décider comment organiser les informations qu'il contient.
  • Votre document servira-t-il d'outil de référence?
  • Le lecteur trouvera-t-il votre document dans un présentoir?
  • Votre lecteur doit-il agir après avoir lu le document?
  • Votre lecteur doit-il se rappeler de certaines informations?
  • Votre lecteur doit-il partager votre point de vue?
La réponse à ces questions influence votre façon de présenter les informations. Si vous souhaitez que votre lecteur vienne à une réunion, la première information à inclure dans le document est sans doute la date et l'heure de la réunion. Des renseignements sur l'ordre du jour et sur les autres participants pourraient être des informations d'ordre secondaire.

Essayez ceci :

Tenez compte des traits caractéristiques des lecteurs dans le scénario suivant.
Leur service passe par une restructuration. Certains employés de leur secteur seront mués à un nouveau secteur. De nouveaux employés seront envoyés dans leur secteur tandis que certains autres employés seront mis à pied.
On vous a demandé d'écrire une note de service au personnel pour expliquer ces changements. Comment les traits caractéristiques vont-ils influencer ce que vous écrivez?
Q:Comment puis-je mieux m'informer sur mes lecteurs?

R:Il est possible de mener des entrevues au téléphone ou en personne avec quelques lecteurs éventuels afin de mieux comprendre leurs besoins. Renseignez-vous auprès du personnel en contact direct avec le public. Il pourra vous informer en détail des besoins d'informations du public.