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Introduction du style clair et simple

Le style clair et simple est un style de communication qui a comme première considération les besoins du lecteur. Lorsque vous utilisez un style clair et simple :

  • Ce que vous écrivez est déterminé par la raison que vous avez de l'écrire;
  • Le style dans lequel vous l'écrivez est déterminé par les raisons qu'ont vos lecteurs de le lire et par leurs capacités de lecture.
Le style clair et simple fait correspondre les besoins du lecteur avec vos besoins, en tant que rédacteur du texte, pour aboutir à une communication effective et efficace. Elle est effective parce que le lecteur peut comprendre le message. Elle est efficace parce que le lecteur peut lire et comprendre le message dès la première fois.

Si vous n'utilisez pas un style clair et direct, en gardant à l'esprit les besoins de ceux à qui votre message s'adresse, vos lecteurs pourraient se retrouver avec plus de questions que de réponses.

Les textes compliqués mènent à :

  • des malentendus
  • des erreurs
  • des récriminations
  • des questions
  • du temps perdu pour le personnel qui doit résoudre des problèmes.
Le style clair et simple n'est pas un style «réducteur». On peut expliquer avec clarté et simplicité les concepts les plus complexes. Écrire clairement et simplement consiste à énoncer le message de manière que la personne à laquelle il s'adresse le comprenne immédiatement. Il faut utiliser des termes précis, concrets, des mots de tous les jours.
EN ÉCRIVANT CLAIREMENT ET SIMPLEMENT:
  • vous transmettez votre message aux personnes qui ont de la difficulté à lire;
  • vous évitez les méprises, les erreurs et les incertitudes;
  • vous gagnez du temps et vous en faites gagner aux autres.
 Q:Jusqu'à présent la formation sur le style clair et simple ressemble plus à un cours de communication qu'à un cours de rédaction. Le service des communications de notre département s'occupe des communications. Pourquoi dois-je suivre cette formation?

R:Nous devons tous savoir communiquer clairement. L'écriture en style clair et simple est une méthode qui nous aide à écrire clairement et simplement des textes qui soient facilement compréhensibles à nos lecteurs. Le style clair et simple ne se limite pas à quelques règles grammaticales et à la structure de la phrase. C'est aussi une attitude qui vous aide à écrire mieux, quel que soit le type de document que vous avez à rédiger.

Votre lecteur et votre objectif

Pour être sûr d'être compris vous devez garder constamment à l'esprit les personnes auxquelles s'adresse votre document. Si vous pensez aux destinataires, vous ferez spontanément des efforts pour demeurer clair. Et avant d'écrire vous aurez:

  • cerné les informations que vous souhaitez transmettre;
  • déterminé qui sont vos lecteurs et, le cas échéant, leurs besoins;
  • choisi la manière la plus claire de transmettre les informations.
Il est essentiel que le rédacteur tienne compte avant tout de qui est son public cible. Tout - depuis le ton adopté jusqu'au choix de vocabulaire, depuis le style du document jusqu'à son évaluation et sa révision - découle du principe que le texte est rédigé pour être lu et compris.

Mettre les besoins des lecteurs au premier plan peut exiger un certain effort si vous avez l'habitude d'écrire spontanément de votre propre perspective. Posez-vous quelques questions qui vous aideront à écrire de façon concise et à transmettre votre message efficacement.

À qui vous adressez-vous?

Votre document pourrait être destiné à un seul lecteur, comme par exemple votre superviseur, ou à de nombreux lecteurs. Il pourrait s'agir d'employés ayant des fonctions différentes mais travaillant dans le même service, ou du public en général.

Votre public pourrait être composé de lecteurs de tous les âges, ou bien d'un groupe d'âge particulier. Une brochure préparée pour des adolescents vise un public de 13 à 19 ans.

Votre document pourrait servir de lecture à une personne qui attend en faisant la queue, ou encore à une personne qui n'est pas contente avec vous. Votre lecteur pourrait être très pressé ou peut-être bouleversé.

Écrivez-vous seulement pour des professionnels? Votre document s'adresse-t-il à des employés canadiens, à des personnes âgées ou aux membres d'un groupe culturel précis? Le français ou l'anglais est-il une langue seconde pour eux? Leurs capacités de lecture sont-elles dans l'ensemble faibles ou excellentes.

Observez les traits communs parmi vos lecteurs. Décidez quel est le public cible le plus important pour votre document. Efforcez-vous de vous informer pour en savoir davantage au sujet de vos lecteurs.

L'avantage que représentent ces efforts avant d'entreprendre la rédaction du document, c'est qu'ils vous permettent de mieux comprendre comment distribuer votre document.

Rappelez-vous aussi que vos lecteurs sont probablement moins bien familiarisés que vous avec le sujet que vous traitez. Ne l'oubliez pas en écrivant. Cela vous aidera à déterminer ce que les lecteurs ont besoin de savoir plutôt que ce que vous avez envie d'écrire.

Quel genre de document rédigez-vous et pourquoi?

Le type de document que vous allez produire influencera votre façon de l'écrire et de le structurer.

En effet, si vous rédigez un manuel ou un guide, il sera peut-être nécessaire d'y inclure un petit glossaire de termes spécialisés ou d'ajouter une introduction qui fournira aux lecteurs des informations essentielles à la compréhension du document.

Si vous souhaitez diffuser de nouvelles informations sur un sujet qui a déjà été étudié, il serait judicieux d'inclure une brève mise à jour à votre rapport. Si vous souhaitez traiter un sujet entièrement nouveau, fournissez un contexte aux personnes qui vous liront.

Il est donc important qu'avant même de commencer à rédiger, vous déterminiez quel type de texte vous voulez écrire et la raison pour laquelle vous l'écrivez.

Voici des exemples de raisons de rédiger un document :

  • pour rendre compte
  • pour demander
  • pour informer
  • pour influencer
  • pour expliquer

Quelles sont les informations que vous souhaitez transmettre?

Pour déterminer quelles sont les informations les plus importantes à transmettre, mettez-vous à la place des destinataires et demandez-vous ce qu'ils chercheront en tout premier lieu dans votre texte. N'en dites pas plus que nécessaire. Après avoir dressé la liste des informations essentielles, pensez aux informations moins importantes que vous souhaitez inclure dans votre texte.

Comment les lecteurs utiliseront-ils ces informations?

L'usage qui sera fait de votre document vous aidera à décider comment organiser les informations qu'il contient.
  • Votre document servira-t-il d'outil de référence?
  • Le lecteur trouvera-t-il votre document dans un présentoir?
  • Votre lecteur doit-il agir après avoir lu le document?
  • Votre lecteur doit-il se rappeler de certaines informations?
  • Votre lecteur doit-il partager votre point de vue?
La réponse à ces questions influence votre façon de présenter les informations. Si vous souhaitez que votre lecteur vienne à une réunion, la première information à inclure dans le document est sans doute la date et l'heure de la réunion. Des renseignements sur l'ordre du jour et sur les autres participants pourraient être des informations d'ordre secondaire.

Essayez ceci :

Tenez compte des traits caractéristiques des lecteurs dans le scénario suivant.
Leur service passe par une restructuration. Certains employés de leur secteur seront mués à un nouveau secteur. De nouveaux employés seront envoyés dans leur secteur tandis que certains autres employés seront mis à pied.
On vous a demandé d'écrire une note de service au personnel pour expliquer ces changements. Comment les traits caractéristiques vont-ils influencer ce que vous écrivez? 		Q:Comment puis-je mieux m'informer sur mes lecteurs?

R:Il est possible de mener des entrevues au téléphone ou en personne avec quelques lecteurs éventuels afin de mieux comprendre leurs besoins. Renseignez-vous auprès du personnel en contact direct avec le public. Il pourra vous informer en détail des besoins d'informations du public.

Comment organiser vos idees

Si vous réfléchissez clairement et méthodiquement vous produirez un texte clair et logique. Certains problèmes de communication peuvent être résolus en changeant le vocabulaire ou la structure de la phrase, d'autres par la façon d'organiser les mots et les idées. L'organisation de vos idées dans le document est un aspect essentiel qui permet de transmettre clairement votre message.

Que cherche à savoir votre lecteur? Quel est votre message ou thème principal? Décidez quelles sont les informations que vous devez inclure et celles qui n'ont pas besoin de l'être. Puis séparez les informations essentielles des informations secondaires.

Puis faites un plan, votre document sera facile et agréable à lire si sa structure est logique et évidente. Par exemple, si vous voulez expliquer une marche à suivre, empruntez l'ordre chronologique des étapes.

Si vous procédez à une mise à jour, commencez par un bref rappel de la situation afin que les personnes à qui vous vous adressez puissent entrer dans le vif du sujet sans éprouver de difficultés de compréhension.

Si vous décrivez une stratégie, une politique ou une situation entièrement nouvelle, commencez par quelques informations générales avant de passer aux détails.

Assurez-vous de donner des titres et sous-titres clairs et d'inclure une bonne table des matières. Dans les documents plus courts, expliquez comment vous avez organisé les informations dans une «introduction» plutôt que de vous servir d'une table des matières.

Voici quelques façons d'organiser l'information :

  • de générale à spécifique
  • de spécifique à générale
  • de positive à négative
  • étape par étape
  • de la plus importante à la moins importante

Essayez ceci :

Vous arrivez d'une réunion de personnel à laquelle les employés ont eu des discussions intenses au sujet de certains problèmes dans la gestion du bureau. On vous a demandé de préparer immédiatement une note de service à l'intention de votre superviseure, pour l'aviser des problèmes et lui demander de venir à une réunion avec le groupe. Vous aviez des suggestions sur la façon de résoudre le problème mais les autres employés présents à la réunion n'étaient pas d'accord avec vous. Vous vous inquiétez que votre superviseure pensera que les membres du groupe se ligueront contre elle et qu'elle sera en colère en venant à la réunion. Vous avez promis de faire circuler la note à tous ceux qui ont assisté à la réunion.
Comment allez-vous organiser l'information dans la note de service? Qui est votre «lecteur» - votre superviseure ou vos collègues?

Comment votre lecteur va-t-il comprendre l'organisation et la raison de votre note de service?

Q:Mes documents semblent toujours avoir plus d'un objectif : informer, influencer, demander à quelqu'un de faire quelque chose ou enregistrer des informations. Ce sont toutes des fonctions importantes. Comment puis-je déterminer laquelle est la plus importante?

R:Pensez à l'usage de votre document par la majorité de vos destinataires. Cela déterminera votre objectif primordial. Si votre document est destiné à plusieurs groupes de destinataires, et chaque groupe est suffisamment important, pensez à rédiger plus d'un document.

Usage de mots appropries

Les mots sont des symboles qui représentent ce que nous percevons avec nos sens. Ils communiquent ce que nous pensons, ce que nous ressentons et ce que nous faisons. Plus une idée ou une pensée est complexe, plus il est difficile de l'exprimer précisément avec des mots.

La démarche que nous suivons met l'accent sur l'emploi de mots clairs, simples, quotidiens pour décrire des objets, des actions ou des gens. Par conséquent cela signifie qu'il est préférable d'utiliser des mots courts, familiers, voire anciens, plutôt que des mots et des expressions «dans le vent», souvent incorrects d'ailleurs. Il est parfois possible de remplacer plusieurs mots ou une périphrase par un seul mot.

En français, des mots relativement longs sont néanmoins parfois très clairs, et nous les employons dans la vie de tous les jours : «particulièrement», «monopoliser», «admissibilité», etc. Toutefois, souvenez-vous que si votre document s'adresse également à des personnes dont les capacités de lecture sont faibles, il est préférable d'utiliser des mots courts, même si cela vous oblige à en utiliser plusieurs.

Utilisez des mots simples

Faites un effort pour être simple et compréhensible.

Écrivez comme si vous vous adressiez à quelqu'un, comme si vous tentiez de lui expliquer quelque chose. Imaginez qu'on vous demande : «Mais qu'est-ce que ça veut dire?» et répondez le plus clairement possible à cette question.

Voici quelques exemples d'expressions et de mots complexes que vous pourriez remplacer par des mots simples:

Au lieu deUtilisez
un nombre suffisant deassez de
un nombre excessif detrop de
préalablement àavant
postérieurement àaprès
relativement àquant à
subséquemmentaprès
compte tenu deà cause de
à la lumière deen raison de, à cause de
considéranten raison du, à cause du
nonobstant le fait quebien que, quoique
en dépit du fait quebien que, quoique
dans le but depour, afin de
aux fins depour, afin de
dans la mesure oùsi
échéanciercalendrier
conformément àselon

Évitez les mots inutiles

Voici quelques exemples de groupes de mots qui peuvent être remplacés par un seul mot :
Au lieu deUtilisez
plus souvent qu'autrementle plus souvent
tous et chacuntous
une visite d'une durée de deux heuresune visite de deux heures
les données contenues dans une listeles données d'une liste
les besoins en ce qui a trait à la rechercheles besoins de la recherche
tous se posent la question de savoir sitous se demandent si
une période de tempsune période

Ne succombez pas à la «jargonite»

Vous risquez de ne pas être compris de votre lecteur si vous utilisez des termes de jargon. Prenez garde également aux expressions en vogue qui finissent très vite par dater. Évitez donc des expressions du genre : «relations interpersonnelles», «rationalisation des ressources», «dysfonctionnement».

Au lieu d'écrire :
Les candidats doivent faire preuve d'aptitudes en relations interpersonnelles au sein de la section

Vous pourriez dire :
Les candidats doivent pouvoir s'entendre avec les autres personnes de la section.

Évitez ou expliquez les mots techniques

Dans la mesure du possible, évitez les mots que vos lecteurs ne connaissent pas. Si vous devez absolument utiliser des termes techniques, définissez-les ou expliquez-les dans le corps du texte, ou encore définissez-les en dehors du texte, dans un encadré bien visible placé sur la même page. Les glossaires (liste et explication de termes) placés à la fin d'un document sont difficiles à utiliser.
Au lieu d'écrire :
L'espionnage économique peut être défini comme l'acquisition illégale ou clandestine d'informations économiques ou de technologies canadiennes critiques par des gouvernements étrangers ou leurs délégués.

Vous pourriez écrire :
L'espionnage économique signifie l'obtention illégale par des gouvernement étrangers ou leurs agents de secrets économiques et technologiques canadiens.

Préférez le verbe au nom

Les verbes donnent une tournure plus concrète à la phrase et ils la rendent beaucoup plus claire. Quand vous écrivez un nom dérivé d'un verbe, essayez de refaire votre phrase en utilisant le verbe.
Au lieu d'écrire :
La mise en oeuvre de ce programme a nécessité une réévaluation de la politique ministérielle.

Vous pourriez écrire :
Lorsque le ministère a mis en oeuvre ce programme, il a dû réévaluer sa politique.

Au lieu d'écrire :
Nous vous offrons une introduction à l'interrogation de notre catalogue informatisé.

Vous pourriez écrire :
Nous vous expliquerons comment interroger notre catalogue informatisé.

Répétez les mots clés

Si une idée vous paraît essentielle, reprenez-la à plusieurs reprises pour bien l'ancrer dans l'esprit des personnes qui vous liront. Si vous expliquez, par exemple, comment procéder pour être admissible à un programme, faites une liste-résumé des documents nécessaires.

Méfiez-vous des abréviations

Les sigles sont formés de la première lettre des mots qu'ils représentent. N'oubliez pas que les personnes qui vous liront ne les connaîtront pas forcément. La première fois que le nom se présente, écrivez-le intégralement et ajoutez le sigle entre parenthèses; la deuxième fois vous pouvez utiliser le sigle.
Il est évident que certaines abréviations telles que C.-B., É.-U. ou G.R.C. n'ont pas besoin d'explications
Mais, dans le doute, donnez une définition.
 Q:Comment puis-je incorporer des termes techniques dans le style clair et simple?

R:Les termes techniques doivent être expliqués dans le texte soit par une définition soit par un exemple, s'il y a la moindre chance que le lecteur puisse ne pas les comprendre.

Des phrases claires et simples

En écrivant avec clarté et simplicité, vous vous assurez que le message est transmis. L'un de vos principaux instruments est la structure des phrases. Vos phrases doivent être faciles à lire.

Voici quelques directives :
  • Faites des phrases d'une longueur raisonnable;
  • Employez la voie active et la forme affirmative;
  • Rapprochez le verbe de son sujet et de son complément d'objet;
  • Relisez-vous pour éviter les ambiguïtés;
  • Reliez vos idées.
Les bons écrivains formulent une idée d'une phrase à l'autre. Écrire une phrase qui possède une structure simple et logique est la façon la plus facile de traiter l'information. Les phrase qui s'éloignent de cette structure simple risquent de causer des problèmes de compréhension.

Utilisez la voix active

Les phrases à la forme active sont plus faciles à comprendre, car c'est le sujet qui accomplit l'action au lieu de la subir.
Au lieu d'écrire :
Vous êtes prié de joindre à votre demande les pièces suivantes...

Vous pourriez écrire :
Nous vous prions de joindre à votre demande...

Au lieu d'écrire :
Votre dossier sera étudié par le Comité dans trois semaines

Vous pourriez écrire :
Le Comité étudiera votre dossier...

Simplicité et logique vont de pair

D'après certaines études, nous avons de la difficulté à comprendre du premier coup les phrases qui comptent plus de 25 mots. Il semble qu'une phrase devrait avoir en moyenne 15 mots. Bien entendu, il ne s'agit pas d'une règle impérative. En variant la longueur de vos phrases, vous évitez la monotonie, vous rendez le texte plus harmonieux.
Au lieu d'écrire :
Puisque le stationnement entre 23 h et 7 h est interdit, si votre véhicule est garé dans le parc K et si vous désirez utiliser les transports en commun pour rentrer chez vous en cas de mauvais temps, il vous est possible d'utiliser le garage du souterrain I, moyennant des frais de 3,50 $ pour la nuit, à condition que votre véhicule en soit sorti avant 9 h le lendemain matin.

Vous pourriez écrire :
Le stationnement est interdit entre 23 h et 7 h dans le parc K. Même si vous avez un permis de stationnement pour ce parc, vous ne pouvez y laisser votre véhicule pendant la nuit. Si vous ne voulez pas prendre votre véhicule pour rentrer chez vous, vous pouvez le déplacer et le mettre dans le garage souterrain. Entre 16 h 30 du soir et 9 h du matin, les frais de stationnement s'élèvent à 3,50 $ pour la nuit.

Reliez vos idées

Il est beaucoup plus facile de suivre un raisonnement lorsque les idées sont reliées entre elles par des mots de liaison (conjonctions). Si vous ne pouvez faire autrement qu'incorporer deux idées dans la même phrase, assurez-vous que le lien entre les deux est parfaitement clair. Sinon, vous risquez de déconcerter vos destinataires.
Au lieu d'écrire :
Nous vous prions de retourner le formulaire dûment rempli. Notre personnel étudiera votre dossier dans les plus brefs délais.

Vous pourriez écrire :
Nous vous prions de retourner le formulaire dûment rempli afin que notre personnel puisse étudier votre dossier dans les plus brefs délais.

Éliminez les ambiguïtés

En écrivant, nous connaissons parfaitement le sujet et nous ne nous rendons pas toujours compte que notre choix de pronom ou notre enchaînement de propositions pourrait créer une ambiguïté dans l'esprit des destinataires.
Au lieu d'écrire :
Un automobiliste heurte un piéton qui est tué sur le coup et prend la fuite.

Écrivez plutôt :
Un automobiliste prend la fuite après avoir heurté un piéton qui a été tué sur le coup.

Préférez la forme affirmative

Les phrases négatives produisent une impression... négative, voire hostile ou condescendante. Elles ne donnent pas envie de continuer à lire. En outre, elles sèment inutilement la confusion dans l'esprit des lecteurs et peuvent provoquer des malentendus.
Au lieu d'écrire :
Si vous échouez à l'examen, vous n'obtiendrez pas votre bourse de stage.

Vous pourriez écrire :
Vous devez réussir à l'examen pour obtenir votre bourse de stage.

Toutefois, il est parfois utile d'employer une tournure négative pour mettre l'accent sur un danger, pour avertir le public, ou pour le rassurer.

Évitez les doubles négations

Même si une double négation vaut une affirmation, il est inutile de compliquer la tâche des lecteurs.
Au lieu d'écrire :
La méthode suivie ne sera certainement pas inefficace.
Il ne serait pas inutile de rappeler que...
Madame X n'était pas présente lors de la remise des prix.

Écrivez plutôt :
La méthode suivie sera certainement efficace.
Il serait utile de rappeler que...
Madame X était absente lors de la remise des prix.

Évitez les préambules inutiles

Les préambules inutiles peuvent affaiblir ou dissimuler le point qu'ils introduisent.

Voici une liste de préambules inutiles :

  • Il est important d'ajouter que...
  • On pourra se rappeler que...
  • À cet égard, il est significatif que...
  • Il est intéressant de noter que...
 Q:Les textes composés exclusivement de courtes phrases ne sont-ils pas ennuyeux à lire?

A:Ils le sont. Il s'agit d'utiliser des phrases plus courtes et plus simples plus souvent que des phrases longues et complexes. Évidemment vous devrez ajuster la longueur de vos phrases pour que le texte coule plus facilement.

Des paragraphes clairs et efficaces

Pour être comprise, la phrase doit posséder une unité de sens, il en va de même du paragraphe.

Un paragraphe pour chaque idée et une idée dans chaque paragraphe.

L'idée principale doit être exprimée clairement au début du paragraphe. Ainsi les autres phrases serviront à expliquer et à illustrer le message qu'on veut transmettre. Chaque idée secondaire apporte un supplément d'information qui est lié à l'idée principale. Ensemble elles créent un tout cohérent tant au niveau de la structure qu'au niveau du sens.

Restez simple

La simplicité est la qualité de ce qui est formé de peu d'éléments et est facile à comprendre. Trop de divisions et subdivisions à l'intérieur d'une phrase ou d'un paragraphe risquent d'embrouiller le lecteur.
Au lieu d'écrire :
La Direction de la qualité des eaux participe à plusieurs comités intergouvernementaux qui sont chargés de l'élaboration des objectifs de qualité de l'eau et qui oeuvrent à l'évaluation de la conformité de la qualité de l'eau aux objectifs.

Il aurait fallu écrire :
La Direction de la qualité des eaux participe à plusieurs comités intergouvernementaux qui sont chargés de l'élaboration des objectifs de qualité de l'eau. Ces comités évaluent si la qualité de l'eau est conforme aux objectifs.

Une autre façon de séparer les blocs d'information et de capter l'attention du lecteur est de faire des énumérations bien disposée et plus facile à lire.

Servez-vous des mots de transition

Le rédacteur doit avoir recours aux mots de transition pour lier les phrases et les paragraphes entre eux. Ces mots charnières conduisent le lecteur à travers les méandres du raisonnement de l'auteur et l'aident à suivre la progression des idées dans le texte.

En général, la plupart des expressions charnières qui lient des phrases ou des parties de phrases entre elles peuvent aussi servir à lier des paragraphes.

Respectez la symétrie de la phrase

Quand le lecteur voit le mot «d'abord», par exemple, il s'attend à un «ensuite». Si le mot ensuite n'est pas là, il le cherche tout en lisant la suite du texte, et cette recherche dérange sa concentration.

Pour faciliter la symétrie à l'intérieur d'une phrase ou entre les phrases, il faut choisir des mots ou des structures de phrases qui s'harmonisent. En voici quelques exemples :

D'abord... ensuite
Ne... ni... ni...
Non seulement... mais aussi
Autant... autant
Tant... que...
Ou bien... ou bien...
Soit... soit
Pour favoriser la symétrie entre les phrases, assurez-vous de donner des points de repère au lecteur pour qu'il puisse organiser l'information qu'il reçoit et se l'approprier. Voici quelques exemples de mots ou d'expressions qui contribuent à la symétrie entre les phrases :
D'une part...
D'autre part...
En premier lieu...
En second lieu...
D'abord...
Ensuite...

Évitez les énumérations à l'intérieur d'une phrase

Une énumération bien disposée est évidemment plus facile à lire et met clairement en évidence les divers points énumérés.
Au lieu d'écrire :
Pour obtenir le remboursement de vos frais, vous devez nous faire parvenir au plus tard LE 28 FÉVRIER une photocopie certifiée conforme de votre carte d'étudiant, le talon de votre billet d'avion et vos billets de train ou d'autobus, votre relevé de notes obtenues au programme d'été et une photocopie certifiée conforme du diplôme obtenu.

Écrivez plutôt : Pour obtenir le remboursement de vos frais, faites-nous parvenir au plus tard LE 28 FÉVRIER :

  1. une photocopie certifiée conforme de votre carte d'étudiant,
  2. le talon de votre billet d'avion,
  3. tous vos billets de train ou d'autobus,
  4. votre relevé de notes obtenues au programme d'été,
  5. une photocopie certifiée conforme du diplôme obtenu.
 .
Presentation

La manière dont nous présentons les informations sur une page est tout aussi importante que les mots et les phrases que nous utilisons pour transmettre ces informations. Nous avons donc tout avantage à soigner la présentation.

Aérez votre texte

  • Découpez le texte en paragraphes courts, ne comportant pas plus de cinq à six phrases.
  • Laissez des interlignes entre les paragraphes.
  • Divisez votre document en parties, en sections ou en chapitres constitués d'informations connexes.
  • Ne remplissez pas toute la page de texte.
  • Calculez généreusement vos marges.
  • Évitez de justifier les marges à droite.

Utilisez des titres et des sous-titres qui «parlent»

Vos titres et sous-titres doivent être clairs et attirer l'attention des personnes auxquelles vous vous adressez.

Mettez en relief certaines informations

  • Utilisez des encadrés pour faire ressortir les informations importantes.
  • Utilisez des points, des tirets ou des flèches pour des énumérations, des listes, des récapitulatifs.
  • Utilisez des italiques pour faire ressortir un mot ou une expression, les titres d'ouvrages, et les mots en langues autre que le français.
  • Vous pouvez souligner les titres.
  • Si possible, utilisez des couleurs différentes ou des zones ombrées pour faire ressortir une partie du texte.

    Insérez une table des matières

    Une table des matières est indispensable au début d'un document d'une certaine longueur. Une introduction suffit pour un document plus court. La table des matières facilite la recherche d'informations. Elle peut être en particulier précieuse pour des personnes qui ont de faibles capacités de lecture.

    Choisissez avec soin vos caractères typographiques

    Il est préférable d'utiliser des caractères ordinaires, simples et faciles à lire. Évitez de mélanger plusieurs types de caractères sur la même page pour éviter de semer la confusion chez les personnes qui vous lisent.

    Prenez soin d'utiliser des caractères suffisamment gros, dix points au minimum. Certaines personnes préfèrent un caractère plus gros. Les caractères d'une certaines grosseur (12, 14 points) facilitent la lecture.

    Évitez d'imprimer tout un passage en majuscules, ce qui rend la lecture pénible.

    Les caractères à empattement se lisent mieux que les caractères bâton, car ils permettent à l'oeil de passer sans difficulté d'une lettre à l'autre. En revanche, les caractères bâton font ressortir un titre et attirent l'attention sur le reste du texte.

    Courrier et Times Roman sont des caractères à empattement.

    Soignez vos couleurs

    • Utilisez une encre foncée (bleu marine ou noire) sur du papier clair (blanc ou crème).
    • Évitez les faibles contrastes comme jaune sur blanc.
    • Limitez à des passages très courts les caractères clairs sur un fond sombre.

    Graphiques et illustrations

    Il faut les manipuler avec précaution. Assurez-vous qu'ils veulent bien dire la même chose pour tout le monde. Demandez aux personnes qui vous liront ce qu'elles pensent de votre choix d'illustrations et de graphiques. Cependant, n'abusez ni des graphiques ni des tableaux.

    Efforcez-vous de placer les illustrations aussi près que possible du texte auquel elles se rapportent. Placez-les avec soin pour qu'elles n'interrompent pas la lecture normale du texte.

    Assurez-vous que les graphiques et les illustrations sont clairs. Une courte explication doit accompagner chaque illustration. Si l'explication est trop longue le lecteur aura l'impression qu'elle fait partie du texte.

    Essayez ceci :

    Recueillez plus exemplaires de documentation utilisés par votre organisation. Examinez le matériel et trouvez des exemples de présentation de l'information qui soient efficaces et d'autres qui ne le soient pas. Évaluez ces exemplaires en fonction des directives présentées ici.
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L'evaluation

Il est important que les personnes auxquelles vous vous adressez vous fassent part de leurs impressions. Bien souvent, nous écrivons des documents qui nous conviennent bien plus qu'aux personnes à qui ils sont destinés. Mettez votre document à l'essai auprès des «experts», vos lecteurs. Demandez aux personnes pour lesquelles vous l'avez écrit de l'évaluer. Demandez-leur si :

  • elles ont pris plaisir à le lire.
  • elles le liraient pour y rechercher des informations.
  • elles le trouvent logique, bien structuré et utile.
Si votre ébauche ne passe pas ce test, les résultats vous donneront une bonne indication des révisions à y apporter.

La lisibilité du texte

Pour le moment, il n'existe pas en français de logiciel qui permette de tester la lisibilité d'un texte. Mais la plupart des logiciels de traitement de textes comportent un vérificateur d'orthographe, qui permet de corriger les coquilles. N'hésitez pas à vous en servir.

Il existe aussi un logiciel grammatical qui corrige les coquilles que les vérificateurs orthographiques sont incapables de repérer (les «s» qui manquent ou qui sont en trop, les accords de verbes, etc.)

Mais finalement, ce sont vos lecteurs qui jugeront si votre texte est lisible ou non. C'est donc uniquement en le faisant lire à d'autres que vous saurez s'il est clair, simple et utile.

Essayez ceci :

Choisissez un document qui existe déjà dans votre domaine. Mener un mini-sondage auprès de plusieurs utilisateurs de ce document. Puis, réfléchissez aux façons de le réviser en fonction des réponses obtenues. Si possible, incorporez au texte vos révisions. 		Q:Nous n'avons pas le temps de mettre le document à l'essai... Que devons-nous faire?

A:La mise à l'essai d'un texte est l'aspect de la rédaction en style clair et simple le plus souvent négligé. Vous n'avez peut-être pas le temps de faire une évaluation, toutefois en prenant cette décision vous devez savoir que le document pourrait ne pas transmettre le message efficacement et qu'il sera beaucoup plus coûteux de «réparer» les malentendus plus tard. On vous fera certainement des suggestions. C'est à vous de décider si vous préférez ces suggestions quand il est encore temps d'en tenir compte ou une fois que ce sera trop tard.

Autres informations

Toutes nos félicitations pour avoir terminé le Programme de formation en ligne sur le style clair et simple! Vous pouvez maintenant descendre du train. Avant de partir, vous pourriez penser aux points suivants:


* Donnez à vos amis un souvenir de votre voyage! Cliquez ICI pour la liste de vérification du document en style clair et simple qui résume ce programme de formation.
* Quelle est la prochaine destination du train? Des modules supplémentaires sur le style clair des documents légaux, le style clair et simple et l'alphabétisation, et le style clair et simple dans l'enseignement, sont des possibilités futures. N'hésitez pas à nous communiquer ce que vous souhaiteriez avoir.
* Et n'oubliez pas de nous envoyer une lettre pour nous dire comment s'est passé votre voyage. Envoyez vos commentaires directement à lisibilite@lisibilite.net ou à lisibilite@lisibilitejuridique.com

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